一.軟體需求規格書
1.1、前言
企業資源規劃系統乃是一
EnterpriseResourcePlanning企業資源規劃系統，簡稱ERP系統，是一個以會計為導向的資訊系統，利用模組化的方式，用來接收、製造、運送和結算客戶訂單所需的整個企業資源，將原本企業功能導向的組織部門轉化為流程導向的作業整合，進而將企業營運的資料，轉化為使經營決策能更加明快，並依據強調資料一致性、即時性及整體性的有效資訊。整個企業資源包含了產(生產)、銷(配銷)、人(人力資源)、發(研發)、財(財務)等企業各功能性部門的作業。 若把ERP的概念轉化為資訊系統，則可以系統功能來區分，一般而言ERP系統應具備以下功能：基本資料與管理維護、庫存管理、採購進貨管理、配銷管理、財務管理、人資/事務管理、生產管理與決策支援管理等系統功能，而其它根據業態有不同之ERP相關子系統。比如說外銷型產業就需要進出口管理系統、多角貿易管理系統；買賣流通業的門市專櫃系統等等。 參考地址:http://tw.digiwin.biz/serviceListDetail_5660.html
(1)文件目的
企業為什麼要導入ERP？
為什麼企業會有e化的需求呢？一般來說，在創業的最初期，公司的商業模式還在磨合的階段。因此沒有固定的作業流程，而企業主或早期的創業夥伴也因為資金或較單純的作業需求，可一個人同時肩負不同的角色。然而隨著企業營運規模的成長，原本需要”校長兼撞鐘”的中小企業也開始有了增加獨立的財會、業務甚至是資訊人員的需求。此時，簡單的企業e化使用也逐漸出現了瓶頸。 企業營運常見的問題
以財務管理來說，隨著業務量的增加，往來的會計科目也日趨繁雜，而眾多的原始憑證讓人工作業容易出現遺漏，或者是人工核對時間過長，以致於結帳日延宕等。又比如配銷作業中，業務逐漸無法即時掌握正確的成品或原料庫存，使得訂單流失；或是物料估計不夠精確而導致停工待料頻傳，而存貨管理不當更會造成資金週轉率降低。在產品生命週期逐漸降低的趨勢下，今天的存貨可能就變成明天的負擔。 對中小企業來說，這些管理上的問題就像是逐漸蔓延的病灶。用人工的方式管理看似影響不大，卻往往成為阻礙業績繼續成長的關鍵。而一套好的ERP(企業資源規劃系統)正是協助企業做好內稽內控與提高管理效率的關鍵工具。 參考地址:http://tw.digiwin.biz/serviceListDetail_5661.html
(2)現有系統
採購進貨管理採購進貨管理 採購作業流程上有五項重要課題，分別是：請購作業、採購作業、跟催作業、收料作業及廠商管理等提供完善、自動化的處理作業。 訂單管理配銷/訂單管理 銷管理主要是針對企業的訂單處理及出貨作業流程，如訂單製作處理、價格管理、調價處理、訂單相關內容查詢〈客戶信用額度、交易記錄等〉與異動資料登錄、更新等提供完善、自動化的處理作業，以強化企業對於銷售狀況的掌握與回應。 庫存管理庫存管理 庫存管理的目的在於儲存適當數量的物料，存貨不足或過度皆會影響企業的營運績效，而庫存管理的基本工作，除了記載，保留出入庫的異動資料外，更重要是要即時提供各種相關報表，以供管理者瞭解庫存狀況，以作出適當的採購或存貨處分等決策。 生產管理生產管理 ERP在生產管理通常提供產品結構管理、製令托外管理、物料需求管理、批次需求計畫、製程管理及成本計算等系統功能，達到生產彈性與產能最佳化。 財務管理財務管理 財務管理通常可區分為應收/應付、會計總帳、自動分錄、票據資金、營業稅申報及零佣金等六大部分，舉凡有關登帳、計算、編表、結轉等工作透過財務管理的協助作業，則可迅速掌握企業的營運成本及財務相關決策。 決策支援管理決策支援管理 決策支援管理是以分析為導向，通常以企業的存貨、營業、財務、薪工及生產等構面出發，應用OLAP分析工具，提供簡易圖形介面與簡單拖曳操作模式，讓使用者可自訂分析角度與內容，輕易獲得多方位完整分析資訊，作為決策的參考依據。 ERP系統基本資料與管理維護 這個子系統主要是針對各個模組中共用的基本資料作統一的管理與資料維護，通常公用的參數設定、權限的檢核設定、系統清單、程式清單、檔案結構、使用者管理等資料的建立與查詢也都集中於此，使管理維護者更了解整個系統的結構與可用的作業。 HR系統人資/事務管理 人資/事務管理通常可區分為刷卡、人事薪資及固定資產等子系統，主要是藉由資訊系統的管理，以減少人工時間及作業錯誤率的發生。人事薪資管理可便於處理出勤資料〈可由刷卡系統自動得知〉、加班費、全勤獎金及各項津貼，查出勞健保費、所得稅扣繳金額等薪資計算及資料保存。 進口管理進口管理 進口管理系統須協助作業能自預付購料、SHIPPINGINSTRUCTION(S/I)至報關、贖單等各項作業皆能有效管制，並與採購及付款循環的採購/進貨作業表單結合，另對於各項進口費用也能輸入及維護明細、作為進料成本分攤依據，包括作業控管，帳務結帳，成本計算等以簡化人工作業之負荷及流程之管控。 出口管理出口管理 出口管理系統須協助作業能迅速正確的製作PROFORMAINVOICE、PACKINGLIST等出口文件，並能有效管制L/C狀況，減少呆帳發生機會，強化L/C管制功能，另對貨運通知及出口費用結帳也有控管功能，即從接單、受訂確認書、交貨通知單、銷貨單到結帳功能，皆能將資料自動帶出以簡化人工輸入之負荷及流程之管控。+
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(3)現有系統的限制
優點: 修改容易、快速反應符合公司相關需求。 缺點: 對於法令變更、會計準則或是企業流程的了解都需要開發者自行學習。當開發少數哪幾個人離職後又可能處於系統無人會改的窘況 .. 有時候落於疊床架屋改成四不像，
(4)名詞解釋與縮寫符號(B、C)
在生產/作業方面，重點有: 70's MRP (material requirement planning) : 物料需求規劃 80's MRPII (manufacturing resource planning) : 製造資源規劃 QC(quality control) : 品質管制 90's ERP (enterprise resource planning) : 企業資源規劃 SCM (supply chain management) : 供應鏈管理 ※ ERP(Enterprise Resource Planning)企業資源規劃 ERP系統的主要功能是整合企業整體作業流程及資源，提供即時而正確的資訊，以縮短反應市場需求時間。
(5)參考文件資料(B、C)
什麼是ERP系統？ http://tw.digiwin.biz/serviceListDetail_5660.html ERP系統基本功能介紹 http://tw.digiwin.biz/serviceListDetail_5661.html MBA wiki ERP http://wiki.mbalib.com/zh-tw/ERP 買鼎新系統前不可不知的後續維護問題 http://blog.azhi.idv.tw/2011/06/blog-post.html ERP名詞解釋 http://yashine.pixnet.net/blog/post/6980012-%E5%90%8D%E8%A9%9E%E8%A7%A3%E9%87%8B-(3.erp)
1.2、標的軟體系統摘述
什麼公司需要ERP企業資源規劃系統
ERP企業資源規劃系統成功實施的關鍵不但要幫助企業把系統搭建好，更要幫助企業把系統用好，讓資訊系統真正的為企業帶來效益。什麼公司需要實施ERP企業資源規劃系統呢？其實這沒有一個明確的標準，一般來說，選擇適合自己的ERP關鍵還是要看本公司的運作流程和ERP設置的流程和理念是否合適。 企業選型ERP的過程，解決方案成了核心和焦點，這個過程也幾乎成為對解決方案的評判過程。解決方案，簡而言之就是為瞭解決企業的問題或達到某種目標、要求、規範而提供的Proposal，經企業認可的建議書也就成瞭解決方案。針對ERP專案而言，解決方案的範疇可以很廣，按照先後順序和要點分為：流程優化的解決方案；ERP系統的解決方案；網路解決方案；硬體及系統配置解決方案等等。 在全球範圍內，有很多著名的ERP成功案例。聯邦快遞空運公司（FedEx）是全球最大的快遞公司之一，憑藉其無與倫比的航線權及基礎設施使其成為全球最大的快遞公司。FedEx採用Oracle提供的ERP產品。公司已使用的模組包括PeopleSoft的資產管理、會計總帳管理、財務管理、人力資源管理，電子採購、開支報告、庫存管理、專案成本核算及其他。1997年，FedEx開始實施PeopleSoft的會計總帳和資產管理模組。在之後幾年內的兩次重大升級之後，2004年，整個系統已包括12個PeopleSoft的模組。FedEx的國內及國際運營共用同一實例，而合作服務、運輸等使用另一個實例。目前其用戶超過20，000人。 中小企方面，中國譚木匠工藝品有限公司是ERP其中一個成功案例。譚木匠成立之初，公司主要生產民間傳統的木制梳子。由於的梳子具有典型的中國傳統文化韻味、做工考究，故而市場份額逐年擴大，並逐步走向全國。ERP公司根據譚木匠公司的實際情況，為其制定了ERP分銷系統項目的整體目標：支援公司整體發展戰略，建立敏捷的公司資源計劃管理系統，以ERP網路分銷思想改造、提升、整合公司資源，實現公司內外部資訊的集成，提高管理效率和決策水準。ERP的實施也令公司更加有效掌握各專賣店的庫存、銷售、財務資訊，減少公司風險，最終全面提高公司的經濟效益和抗風險的能力。
(1)整體系統概述
ERP實施過程中的注意問題
1.需求分析,確定現實目標 國內企業發展越來越快,管理模式逐漸跟不上市場的發展,所以急需用ERP系統來提高管理,這種情況往往存在需求風險。企業在準備應用ERP系統之前,需要理性地進行需求分析:企業當前最迫切需要解決的問題是什麼?ERP系統是否能夠解決?在財力上企業能不能支持ERP的實施?基礎管理工作有沒有理順?人員的素質夠不夠高?準備在上ERP之前是否需要咨詢公司協助?如果能夠決定什麼是正確的事,然後再正確地做事,風險將大大降低。 2.準備“駕照” 企業利用ERP提高企業競爭力,但駛上ERP高速公路,考取管理規範的“駕照”是最基本的保證。如果企業本身基礎管理不規範,就必須做好打持久戰的準備,否則實施周期過長,企業和供應商信心將受到嚴重打擊,項目擱淺的風險就會加大;別指望ERP改變你的管理模式和業務流程,它只是管理工具和先進思想,能不能駕馭它,要看企業和供應商的能力。 3.全員參與的“一把手”工程 許多人都說ERP是“一把手工程”,只有高層領導重視,才能使ERP實施獲得成功。但現實是“一把手”太忙,往往只是名義上的項目領導,企業的CIO又沒有足夠的權力,項目將很難推進。因為領導者決定企業的經營目標,實施ERP是為了配合企業經營目標的實現,因此一把手的參與是必需的。團隊對ERP實施在初期學習熱情高,但持續信心是成功實施ERP的必要條件之一。在一把手的控制下,各個部門的參與下,全體員工的積極配合下,成功才會成為可能。 4.建立項目管理體系。 ERP項目是一個具有系統複雜、實施難度大、應用周期長等特點的企業管理系統工程,因此,企業在ERP應用過程中,必須從系統工程和科學管理的角度出發,建立健全工程項目管理體系和運作機制,確保ERP項目的成功實施。主要內容包括:制訂明確、量化的ERP應用目標,進行ERP等現代管理知識的培訓教育,引入企業信息化咨詢,進行ERP項目需求分析,開展企業管理創新,實行業務流程重組,實行ERP項目監理制和實行ERP項目評價制等,要把實施ERP看成是企業本身的重要管理改革。 5.加強培訓,提高認識 培訓是成功實施ERP系統的重要因素。ERP項目培訓的主要目的是改變思想、提高認識。思想不統一絕不能進入實施階段。很多供應商的培訓多是培訓產品,把企業的人都講睡了,根本達不到效果。為了增加人們對ERP相關知識的瞭解和規範管理人員的行為方式,要通過培訓使各級管理人員不僅明確什麼是ERP,它的實施將給企業帶來哪些變化,並明確實施ERP後各個崗位的人員如何適應新的工作方式。培訓最好採用授課和現場培訓的方式進行,對ERP理論、ERP軟體系統功能、使用操作、數據採集等方面的內容進行不同層次的培訓。 6.咨詢商、供應商即時服務 ERP不是簡簡單單一個管理工具,而是代表著先進的業務流程和管理思想。其實施是一個複雜的工程,是IT技術創新和管理創新的有機融合。這需要ERP供應商和企業長期共同努力,甚至需要第三方專業咨詢服務商的參與才能夠真正完全實現ERP應用,達到預期目標。 7.數據基礎信息的完善 信息是正常運行的保證,數據必須準確。很多企業在基礎數據的準備上很難投入足夠的精力,結果是“輸入了一堆垃圾,最後輸出的還是垃圾”。為了系統高效運行,數據必須做到完整、準確。為了提高系統的運行效率,企業對相應的數據應進行合理編碼,這樣有利於系統的信息跟蹤與查詢。ERP基本的運行平臺就是建立在數據的基礎工作上,為ERP導入後的正常運作奠定了基礎。 8.項目小組的角色 項目小組是ERP的動力引擎,該小組的素質直接影響企業的信息化建設。目前主要是企業搞電腦的人承擔項目小組的責任,很顯然是錯誤的,因為他們缺乏管理經驗。項目小組是個團隊,是個互補的團隊,必須獲得企業的足夠授權,要處在企業一把手和其他部門之間,這樣才能駕馭ERP,否則會經常撞車。因為人性的最大弱點是改變,而ERP的實施是徹底改變了企業原有的工作習慣。大家習慣左手帶手錶,你把它換到右手,你就會感到改變很難,何況是工作習慣呢。 9.發揮咨詢、實施顧問的作用 企業面對實施顧問或咨詢顧問往往走兩個極端,一是不相信咨詢或實施顧問的作用,認為其不瞭解自己的企業;二是過分依賴咨詢和實施顧問,認為其有足夠的經驗。如果企業只把咨詢和實施顧問看成是一個商家來賺取利潤的工具,從而缺乏信任,項目將離失敗越來越近。雙方必須進行戰略合作,不斷地交流,互相學習,確定合理的階段性目標;要學會求同存異,大家是平等的。雙方如果能從平等互利的戰略合作角度出發,項目的實施成功將會得到充分地保障。 10.人的作用 通過信息化建設,企業可以深刻領會到企業信息化過程中人、技術、管理的協調關係。人是企業最核心的資源,只有充分發揮人的積極性,企業才能創新,才能有效地運轉起來。沒有人才隊伍,任何事物都是流於形式。ERP的實施為我國利用先進的管理技術改造傳統工業提供了一個機會,同時對企業也是一次挑戰。企業在實施ERP過程中,如何培養企業自己的實施顧問將是實施成功的重要保證。企業有了人,有了駕照,駕馭這輛跑在高速企業信息化路上的ERP將成為可能。
(2)系統操作環境平台
(3)使用者作業活動
進入操作平台畫面之後，假如選擇開新檔案，則檔案開啟之後必須輸入必要資料，系統也會幫忙檢查是否有輸入到不允許的格式。假如選擇開啟舊檔的話，則能開啟以前儲存過的單據，但是這些單據機過儲存這道手續之後，系統都會自動的將這些單據上鎖，這樣才能確保這些交易不會被偷偷的更掉。
(4)遵循及參考標準(B、C)
1.需求分析,確定現實目標 國內企業發展越來越快,管理模式逐漸跟不上市場的發展,所以急需用ERP系統來提高管理,這種情況往往存在需求風險。企業在準備應用ERP系統之前,需要理性地進行需求分析:企業當前最迫切需要解決的問題是什麼?ERP系統是否能夠解決?在財力上企業能不能支持ERP的實施?基礎管理工作有沒有理順?人員的素質夠不夠高?準備在上ERP之前是否需要咨詢公司協助?如果能夠決定什麼是正確的事,然後再正確地做事,風險將大大降低。 2.準備“駕照” 企業利用ERP提高企業競爭力,但駛上ERP高速公路,考取管理規範的“駕照”是最基本的保證。如果企業本身基礎管理不規範,就必須做好打持久戰的準備,否則實施周期過長,企業和供應商信心將受到嚴重打擊,項目擱淺的風險就會加大;別指望ERP改變你的管理模式和業務流程,它只是管理工具和先進思想,能不能駕馭它,要看企業和供應商的能力。 3.全員參與的“一把手”工程 許多人都說ERP是“一把手工程”,只有高層領導重視,才能使ERP實施獲得成功。但現實是“一把手”太忙,往往只是名義上的項目領導,企業的CIO又沒有足夠的權力,項目將很難推進。因為領導者決定企業的經營目標,實施ERP是為了配合企業經營目標的實現,因此一把手的參與是必需的。團隊對ERP實施在初期學習熱情高,但持續信心是成功實施ERP的必要條件之一。在一把手的控制下,各個部門的參與下,全體員工的積極配合下,成功才會成為可能。 4.建立項目管理體系。 ERP項目是一個具有系統複雜、實施難度大、應用周期長等特點的企業管理系統工程,因此,企業在ERP應用過程中,必須從系統工程和科學管理的角度出發,建立健全工程項目管理體系和運作機制,確保ERP項目的成功實施。主要內容包括:制訂明確、量化的ERP應用目標,進行ERP等現代管理知識的培訓教育,引入企業信息化咨詢,進行ERP項目需求分析,開展企業管理創新,實行業務流程重組,實行ERP項目監理制和實行ERP項目評價制等,要把實施ERP看成是企業本身的重要管理改革。 5.加強培訓,提高認識 培訓是成功實施ERP系統的重要因素。ERP項目培訓的主要目的是改變思想、提高認識。思想不統一絕不能進入實施階段。很多供應商的培訓多是培訓產品,把企業的人都講睡了,根本達不到效果。為了增加人們對ERP相關知識的瞭解和規範管理人員的行為方式,要通過培訓使各級管理人員不僅明確什麼是ERP,它的實施將給企業帶來哪些變化,並明確實施ERP後各個崗位的人員如何適應新的工作方式。培訓最好採用授課和現場培訓的方式進行,對ERP理論、ERP軟體系統功能、使用操作、數據採集等方面的內容進行不同層次的培訓。 6.咨詢商、供應商即時服務 ERP不是簡簡單單一個管理工具,而是代表著先進的業務流程和管理思想。其實施是一個複雜的工程,是IT技術創新和管理創新的有機融合。這需要ERP供應商和企業長期共同努力,甚至需要第三方專業咨詢服務商的參與才能夠真正完全實現ERP應用,達到預期目標。 7.數據基礎信息的完善 信息是正常運行的保證,數據必須準確。很多企業在基礎數據的準備上很難投入足夠的精力,結果是“輸入了一堆垃圾,最後輸出的還是垃圾”。為了系統高效運行,數據必須做到完整、準確。為了提高系統的運行效率,企業對相應的數據應進行合理編碼,這樣有利於系統的信息跟蹤與查詢。ERP基本的運行平臺就是建立在數據的基礎工作上,為ERP導入後的正常運作奠定了基礎。 8.項目小組的角色 項目小組是ERP的動力引擎,該小組的素質直接影響企業的信息化建設。目前主要是企業搞電腦的人承擔項目小組的責任,很顯然是錯誤的,因為他們缺乏管理經驗。項目小組是個團隊,是個互補的團隊,必須獲得企業的足夠授權,要處在企業一把手和其他部門之間,這樣才能駕馭ERP,否則會經常撞車。因為人性的最大弱點是改變,而ERP的實施是徹底改變了企業原有的工作習慣。大家習慣左手帶手錶,你把它換到右手,你就會感到改變很難,何況是工作習慣呢。 9.發揮咨詢、實施顧問的作用 企業面對實施顧問或咨詢顧問往往走兩個極端,一是不相信咨詢或實施顧問的作用,認為其不瞭解自己的企業;二是過分依賴咨詢和實施顧問,認為其有足夠的經驗。如果企業只把咨詢和實施顧問看成是一個商家來賺取利潤的工具,從而缺乏信任,項目將離失敗越來越近。雙方必須進行戰略合作,不斷地交流,互相學習,確定合理的階段性目標;要學會求同存異,大家是平等的。雙方如果能從平等互利的戰略合作角度出發,項目的實施成功將會得到充分地保障。 10.人的作用 通過信息化建設,企業可以深刻領會到企業信息化過程中人、技術、管理的協調關係。人是企業最核心的資源,只有充分發揮人的積極性,企業才能創新,才能有效地運轉起來。沒有人才隊伍,任何事物都是流於形式。ERP的實施為我國利用先進的管理技術改造傳統工業提供了一個機會,同時對企業也是一次挑戰。企業在實施ERP過程中,如何培養企業自己的實施顧問將是實施成功的重要保證。企業有了人,有了駕照,駕馭這輛跑在高速企業信息化路上的ERP將成為可能。
(1)功能需求
1) 生產規劃系統 讓企業以最優水準生產，並同時兼顧生產彈性。包括生產規劃、物料需求計畫、生產控制及製造能力計畫、生產成本計畫、生產現場資訊系統 2) 物料管理協助企業有效地控管材物料，以降低存貨成本。包括採購、庫存管理、倉儲管理、發票驗證、庫存控制、採購資訊系統等。 3) 財務會計系統提供企業更精確、跨國且即時的財務資訊。包括間接成本管理、產品成本會計、利潤分析、應收應付帳款管理、固定資產管理、一般流水帳、特殊流水帳、作業成本、總公司匯總帳。 4) 銷售、分銷系統 協助企業迅速地掌握市場訊息，以便對顧客需求做出最快速的反應。包括銷售管理、訂單管理、發貨運輸、發票管理、商務資訊系統。 5) 企業情報管理系統 提供決策者更即時有用的決策資訊。包括 決策支援系統、企業計畫與預算系、利潤中心會計系統。 擴展功能 一般ERP軟體提供的最重要的四個擴展功能塊是：供應鏈管理（SCM）、顧客關係管理（CRM）、銷售自動化（SFA）以及電子商務（E-commerce）。 1) 供應鏈管理（SCM）供應鏈管理是將從供應商的供應商、到顧客的顧客中間的物流、資訊流、資金流、程式流、服務和組織加以整合化、即時化、扁平化的系統。SCM系統可細分為三個區隔：供應鏈規劃與執行、運送管理系統、倉儲管理系統。 2) 顧客關係管理（CRM）及銷售自動化（SFA） 這兩者都是用來管理與顧客端有關的活動，銷售自動化系統（SFA）指能讓銷售人員追蹤記錄顧客詳細資料的系統；顧客關係管理系統（CRM）則指能從企業現存資料中挖掘所有關鍵的資訊，以自動管理現有顧客和潛在客戶資料的系統。CRM及SFA都是強化前端的資料倉儲技術，其通過分析、整合企業的銷售、行銷及服務資訊，以協助企業提供更客戶化的服務及實現目標行銷的理念，因此可以大幅改善企業與顧客間的關係、帶來更好的銷售機會。 3）電子商務（E-commerce）產業界對電子商務的定義存在分歧。電子商務（EC）一般指具有共用公司資訊、維護企業間關係，及產生企業交易行為等三大功能的遠端通訊網路系統。有學者進一步將電子商務分為：企業與企業間、企業與個人（消費者）間的電子商務等兩大類。